Etkinlik Planlamanın Püf Noktaları!

Eger bi’ etkinlik planlıyorsanız aşağıda ki ipuçlarına  göz gezdirmenizde fayda var .

1. Bütçe: Etkinlik bütçenizi belirleyin. Örneğin, ne kadar kira vereceksiniz, içeçekler  ve görsel-işitsel donanımlar için ne kadar bütçe ayıracaksınız ? Bunların hepsinin ayrıntılı bir  şekilde dökümünü çıkarın.

2. Mekan: Etkinliğinizi nerede yapacağınıza karar vermek  bu bileşenlerin en önemlilerinden. Mekanguru’da  şuan Antalya,İstanbul, Ankara ve İzmir çevresi için mekanlara ulaşabilir teklif isteyebilirsiniz.

Duğum gününüzden tutun da kurumsal etkinliklere kadar bir  çok etkinlik türü için mekan bulabilirsiniz.

3. Mutfak: Mutfak gereksinimlerinizin mekan veya catering şirketi tarafından mı karşılanmasını istiyorsunuz ?  Mekanın catering hizmeti var mı ?  Bu sorularınıza cevap bulmalısınız. Katılımcılarınızın özel diyet ihtiyaçları varsa bunları önceden bilmeniz gerekir. Kaç tane Vejetaryen var ? Hangi gıdaya alerjileri var?

4. Tema: Etkinliğinizin amacına bağlı kalarak etkinlik için bir tema belirlemeniz gerek. Bu ambiyansı artırmaya katkıda bulunur. Tema fikirlerinden ilham almak için Scarlett Entler’in Pinterest hesabını ziyaret edebilirsiniz.

5. Kıyafet: Etkinlik  resmi, yarı-resmi  veya rahat mı olacak? Etkinlik davetiyelerinizde katılımcılarınıza bunu belirtebilirsiniz (Simokinle gelinmesi tercihimizdir gibi…) .

6. Etkinlik Zaman Çizelgesi / Gündem: Etkinlik için bir zaman çizelgesi ya da kaba  gündem hazırlayın. Etkinlik tarihi yaklaşırken zaman çizelgesini değiştirebilirsiniz. Şimdilik, siz (örneğin, ilk kim  konuşacak ya da dans edecek / eğlence ne zaman başlayacak gibi… ) önemli olayların bir listesini çıkarın.

Aşağıdaki örnek bir olaya bakabilirsiniz:

16:00 Berk, Ayşe ve Koray  masaları ve süslemeleri ayarlayacak.

16:30 Barmenler ve garsonlar ayarlanacak.

17:00 Katılımcıların gelmesi….

18:00 İlk hoşgeldiniz konuşması..

Bizim tavsiyemiz: beklenmedik bir  durumda zor duruma düşmemek için her zaman B planı yapın. Görsel-işitsel ekipmanlar  için önceden bir prova yapın.

7. Süslemeleri: Etkinliğinizin temasına uygun süslemeler seçtiğinizden emin olun. Süslemelerinizin yerlerini önceden belirmek için mekanla görüşmeyi unutmayın.

8. Davetiyeler:  Etkinliğiniz için mekan, tema, mutfak ve kıyafetler zaten  ayarlanmış olacak ve  bundan sonar size düşen görev  katılımcılarınıza davet göndermeniz. Online davetiye göndermek için davetpostasi.com’u kullanabilirsiniz. Etkinliğinizin bir hafta öncesinden mekan ile konuşarak konuk sayınızı onaylayın. Katılımcı sayınız değişmediyse bile mekan ve catering firmanız buna göre hazırlık yapacaktır.

9. Görev Bölümü Yapın ve Etkinlik Günü için Kontrol Listesi Hazırlayın: Her görev  için bir temsilci atamaya çalışın. Zor  işleri basitleştirmek için ekibinizi motive edin basit düşünmelerini sağlayın. Etkinlik günü yapmanız gerekenleri sizlere hatırlatacak bir kontrol listesi hazırlamayı unutmayın.

Eğer sizlerinde etkinlik planlama için ipuçlarınız varsa lütfen aşağıda ki yorumlarda paylaşın!


Yorumlar (0)

Yorum Yaz